Vorgehensweise DocuWare Serverumzug / Migration ab 7.1
Empfehlung nach erfolgreicher Übernahmen bei Weigerstorfer (nur Umzug APP-Server) und ENA Umzug APP- und DB-Server)
Phase1
------- > Auf dem alten Server die organisatorische und technische Version der späteren Arbeitsweise vorbereiten und die User 14 Tage damit arbeiten lassen:
Update tf6 MyWork und Jobserver mit aktuellster Version
Update Clients mit tf6 MyWork
Update Terminalserver mit neuster TF6 MyWork Version
Abschalten alter Techniken (TF5)
Übernahme von Aufgaben aus TF5 nach TF6
Abnahme der logischen Einrichtung durch den Kunden
Klären wie der Dateiumzug stattfindet:
- Robocopy (geht immer, dauert aber ggf. mehrere Tage, ohne dass das Sytem genutzt werden kann, bzw. Nutzung hat starke Einschränkungen)
- Backup Aus Backup-System von Quelle nach Ziel Übertragen und abschließend mit Robocopy das GAP übertragen
- Umhängen von Volumes (ist nach 30 Minuten fertig)
Phase2
-----> Technischer Umzug des App-Servers ggf. in Verbindung mit Umzug des DB Servers
1. Installation neuer Server:
- TF Jobserver
- TF MW
- IIS Webservice
2. Mögliche Vorarbeit: Falls die DB noch nicht vorhanden,
- DB-Kopien (DW+TF) aus dem Altsystem im neuen DB-System bereitstellen
- DW Dienste und TF-Dienste auf dem alten Server beenden und deaktiviern
3.Dokumentation des Ist-Zustands: Bedingungen (Eintragungen in der Suchmaske) und Ergebnis muss klar erkennbar sein
- Screens von Beleglisten für vorher/nachher Vergleich
- Screens Suche mit Volltext für vorher/nachher Vergleich
4. Produktiv DB als Ziele-DB aktivieren
DW:
- in DWSYSTEM den Servernamen anpassen
- Technisch prüfen ob die Settings-Spalte die richtigen DB-Verbindungen enthält (select * from dwsystemsettings where TYPE like '%database%')
- Installation von DW als Erweiterung auf dem neuen App-Server mit der gwünschten Ziel-DB (gleiche Logins für Admin, DB-Verbindung und Windows-Login) verwenden.
Pfade für Fulltext und Systemstorage können geänderte werden. Auf Durchgängikeit achten.
- Starten Auth-Server und datenbankverindungen sowie Serverangaben im Admintool prüfen
** Wichtig: Mindestens Testweise die alte DB abschalten und alle Funktionen durchtesten ***
TF6 System:
- Für MyWork produktiven WebService in Archivverwaltung aktivieren
- Webservice in den Jobserver Konfigurationen umschalten/anpassen
- topfact config.xml anpassen wenn sich die DB geändert hat
5. Umhängen Speicherort bzw 1:1 Kopieren der Archivspeicherorte
z.B. mit Robocopy
ROBOCOPY "\\ENA-SQL\ARCHIVE" "D:\ARCHIVE" /XD dir \\ENA-SQL\E$\$recycle.bin /mir /sec /R:0 /W:0
Test aller Funktionen
*** WICHTIG:
- Alle alten Dienste und alten DB müssen für den Test ausgeschaltet sein!
- Prüfen ob alle alten User deaktiviert sind (falls die DB wieder eingeschaltet werden muss)
Zählen und vergleichen und Dokumentieren
- Anzahl Dateien im Speicherort neu/alt
- Anzahl Dokumente in der DWDATA neu/alt
- Anzahl alte Aufgaben und übernommene Aufgaben
- Screens von Beleglisten vorher nachher
- Suche mit Volltext vorher nachher
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***** Hier nochmal Hinweise aus der alten Version dieses FAQs aus 2019:
DocuWare empfiehlt diese Vorgehensweise: https://support.docuware.com/de-de/knowledgebase/article/KBA-36247
Störungen werden nicht über den Standard Support abgewickelt. Umzug kann also zu Verzögerungen kommen:
1. Systeme der Quelle und Ziel müssen den gleichen Programmstand in DW haben und das gleiche DB-System haben. Gleiche Pfade, gleiche Kennwörter, gleiche Logins. Evtl. diesbezügliche Änderungen vorher oder hinterher, aber nicht während der Migration durchführen
2. Installation von DW auf dem Zielserver
3. Übertragung der Daten:
a) DW Datenbanken von Quelle nach Ziel (Backup / Restore)
b) Robocopy für die Dokumente (siehe Anhang)
c) Pfadinhalte
d) Volltextindex an die richtige Stelle kopieren
4. SQL Änderungen in der [dwsystem].[dbo].[DWServer] (siehe Anhang)
5. In C:\ProgramData\DocuWare\ServerConfig\dwmachine.config die Einstellungen prüfen und ändern (DatabaseServer)
6. Authentication Server starten
7. DocuWare Administration starten und alle Servernamen ggf. Pfade (falls irgendwo UNC verwendet wurde) anpassen.
8. Alle Dienste neu starten
9. Ermitteln welche Funktionen gegeben sind und wo Fehler auftreten
a) Webclient sind die ersten und die letzten Dokumente des alten Systems auch auf dem neuen zu öffnen (unbedingt Dokumente anschauen), können Änderungen, Ablagen, Löschungen durchgeführt werden, sind Stempel vorhanden, funktioniert der Volltext auf die letzten Belege)
b) Starten alle Dienste
c) Startet die DocuWare Administration
d) Können Dokumente aus topfact (5 / 6) MyWork geöffnet werden? Müssen die Internetoptionen angepasst werden für Single Sign on?
10. Falls Probleme mit DocuWare Server-Programmteilen auftreten, versuchen diese zu deinstallieren und neu zu installieren über die Setup.exe (hilft meistens)
11. Wenn das System soweit läuft, dass die Inbetriebnahme erfolgen kann.
a) alle Dienste runterfahren und Programmdateien der Dienste als Backup wegkopieren
b) ggf. Hotfix einspielen, schauen ob die Server und Anwendungen laufen, dann Server wieder runterfahren, altes Dienstebackup löschen und ein neues erstellen
c) Datenbankbackup von allen DW Datenbanken erstellen
d) Dienste wieder starten nochmal testen
12. Prüfen ob die TF-Dienste laufen und Belege ablegen
13. Kunden mitteilen das das System wieder betriebsbereit ist und was die neue URL ist.
14. Hinweis für den Kundenadministrator
a) Datensicherungspfade (Archiv, Briefkörbe, Dienste, Volltextindex)
b) Virenscanner Ausschluss der Temp-Pfade
c) Einstellungen ausrollen für Internetoptionen/Sicherheit/Lokales Intranet/Sites hinzufügen -