Release Notes für die topfact6 Administration

topfact6 Modul PreSelect 2.0

• in der Listendarstellung für konfigurierte PreSelect-Bedingungen kann nun das Erstell- und Änderungsdatum angezeigt werden. 

topfac6 MyWork Aufgaben

• Die manuelle Anlage der Aufgabenparameter entfällt nun, da sie automatisiert erfolgt. Dadurch werden Fehlermeldungen beim Aufgabenversand vermieden. Die Auswahllisten für Aufgabenart, -status und -priorität können automatisch angelegt werden.

Sicherheit topfact Cloud

• Der direkte Datenbank-Upload im topfactCloud TransferService wurde durch API-Aufrufe ersetzt, um die Sicherheit zu erhöhen und den Cloud-Datenbank-Server aus dem öffentlichen Internet zu entfernen. Ab Version 2025.2.1.1 können Datenprofile mit Ziel auf die topfact6 API konfiguriert werden. Dafür müssen auch topfact6 API und topfact6 Administration in Version 2025.x.x vorhanden sein. Tabellen müssen unter „Verbindungen“ angelegt und ein gültiges Cloud-Konto im TransferService hinterlegt werden.

topfact Forms

• topfact Forms wurde in die topfact6 Administration integriert. Dadurch können für die Formularerstellung topfact6 Ressourcen wie Gruppen und Datenquellen verwendet werden.

Aufgaben: Vorlagen mit automatischer Bearbeiter-Wahl

• Benutzer und Gruppen können in Aufgabenvorlagen konfiguriert werden und werden beim Verwenden der Vorlage automatisch vorgeschlagen.

FibuConnect Konfiguration

Die Konfiguration für FibuConnect wurden erweitert.

• Einem Sachkonto kann nun zusätzlich ein spezifischer Sachverhalt zugewiesen werden, der automatisch bei Auswahl des Sachkontos übernommen wird
• Die Übergabe von 0,00€-Rechnungen kann per Option unterbunden werden
• Das Feld "Sachverhalt" in der Kontierungsmaske kann konfiguriert werden, bspw. gesperrt oder als Pflichtfeld definiert werden

Signaturkonfiguration je Organisation möglich 

• Man kann nun die Signaturkonfiguration je Organisation ändern. Z.b. Hintergrund, Farben, Texten und Logos.

Übertragen von Gruppenzuweisung

• Man kann jetzt die Gruppenzuordnungen eines Benutzers auf einen anderen übertragen.
• (Es werden nur die markierten Gruppen und Benutzer derselben Organisation berücksichtigt).

Weitere Neuerungen

• Bei dem Jobserver werden der Timestamp "modified" und der "user Modified"  bei einem Status wechsel von aktiv/inaktiv aktualisiert.

• Man kann ab sofort die Abteilung eines Benutzers über die Administration ändern.

Fehlerbehebungen

• Bei der Verwaltung von Gruppen können nun wieder Dialoge hinzugefügt und gespeichert werden.

Gruppenberechtigungen für Jobserveraufgaben 

• Ein Administrationsuser kann nun als delegierter Administrator gekennzeichnet werden. Dadurch stehen ihm oder ihr nur Jobserver-Aufgaben zur Ansicht und Änderung zur Verfügung, die auch einer seiner topfact6 Gruppen zugeordnet sind
• Jobserver-Aufgaben können nun Gruppen zugeordnet werden.

GWC

• In der Konfigurationsmaske des topfact6 Jobserver Moduls wurde ein Bug behoben, bei dem die zugewiesenen Archivfelder für Regular Expressions nicht geladen wurden. 

Volltext zurücksetzen

Archivzugriff für externe Anwendungen

• In der topfact Archivkonfiguration können nun externe Anwendungen registriert und mit konkreten Archivrechten versehen werden (auf Basis eines Referenzbenutzers). Diese Anwendungen identifizieren sich in topfact Archiv dann über die in topfact6 bereitgestellte AnwendungsID und den Anwendungsschlüssel.

topfact6 Administration 

• Konfigurationsmasken für topfact6 MyWork KI-Funktionen stehen je Archiv bereit
• Die Jobserver-Historie ist jetzt mit Schnellzugriffbuttons (letzten 24h, letzten 7 Tage, letzter Monat, Alle) filterbar
• Jobserveraufgaben können mit Tags versehen werden, um aufgabenübergreifende Workflows zu kennzeichnen
• Jobservermodule mit Archivierungsfunktionen (FileReader, XML-Reader, GWC, etc.) stellen den Status ihres letzten Durchlaufs in der Aktionsübersicht einer Aufgabe dar (Erfolg, Warnung, Fehler)

topfact6 Administration

• topfact6 API
  • Es wurde eine topfact6 API entwickelt zur Bereitstellung spezifischer Funktionen des topfact6 Systems
  • Über die topfact6 API können Datenobjekte nach vorheriger Authentifizierung bereitgestellt werden, bspw. zur Verwendung in der topfact Mobile App
  • die topfact6 API kann empfangene Login-Daten in einer Datenbank überprüfen und bei Erfolg einen Connection-String zur Anmeldung übergeben
    
    
• Zentrale Verbindungen
  • Es können nun zentrale Verbindungen für Archive, Datenbanken und Ordner eingerichtet werden
  • Für das Modul Database Agent kann eine zentrale Datenbankverbindung ausgewählt werden
    
    
• topfact6 Jobserver Modul TeamsNotifier
  • Die Konfigurationsmaske für den TeamsNotifier steht bereit
    
    
• Weitere Verbesserungen
  • Die Gruppierung und Sortierung der Konfigurationsoberflächen im Menüband wurde logischer gestaltet
  • Es können grafische Bildstempel eingerichtet und konfiguriert werden
  • Es wurde ein Bug behoben, der unter bestimmten Umständen die Sortierung der Dokumentenstrukturen verworfen hat
  • Es wurde ein Bug in der Konfigurationsmaske des Moduls Mail Notifier behoben

topfact6 Administration

• Es wurde ein Bug behoben, der das Kopieren von Dialogeinstellungen verhindert hat

topfact6 Administration

• In der Administration können nur noch Konfigurationen für eine Organisation angezeigt und bearbeitet werden. 
• Einem Administrations-User kann nun eingeschränkt werden auf eine spezifische Organisation. Konfigurationen für andere Organisationen werden dem User dann nicht mehr angezigt. Hinweis: Dies gilt nur für KOnfigurationeinstellungen, die Organisationsbespezifisch sind (bspw. Dialoge, Dokumentenstrukturen, Benutzer, Gruppen - jedoch bspw. nicht Datensichten)
• Es wurde ein Bug behoben, der das Kopieren von Dialogen und Dokumentenstrukturen verhindert hat. 

topfact6 Administration

• Bei der Neuanlage eines Archivs wird nun automatisch eine Archiv-GUID erzeugt
• Es wurde ein Fehler behoben, wonach eine Dokumentenstruktur nicht verschoben werden konnte

• Prüfen der Archivspalten für benutzerdefinierte Archive

topfact6 Administration

• Um eine eindeutige Benutzerzuordnung zu ermöglich, kann ein Benutzername und eine E-Mail-Adresse für Benutzer einer Organisation nicht mehrfach vergeben werden.
• Beim Login überprüft MyWork automatisch, ob der Benutzer eine Lizenz hat. Wenn nicht wird nach nicht genutzten topfact6 MyWork Lizenzen für die Organisation gesucht und dem Benutzer automatisch fest zugewiesen.

topfact6 Administration

• Neue Funktionsprofile für MyWork: Die Rechte auf die Funktionen "Mehrere Indexdaten ändern" und "Annotationen anzeigen" können konfiguriert werden
• Auto-Update: Es kann nun ein spezifischer Installationsuser mit lokalen Admin-Rechten konfiguriert werden, sodass der Benutzer selber keine Installationsrechte zum Update von topfact6 MyWork benötigt.
• Konfiguration topfact6 JobServer-Moduls XML-Reader: Bei Auswahl von XPath-Ausdrücken aus einer Referenzdatei kann nun gefiltert werden

topfact6 Administration

• Verwendung von Anwendungprofilen zum Delegieren von Aufgaben
• Aufgaben, Übersicht von Jobserver Protokoll und Jobserver Ordnerüberwachung