Release Notes für den topfact6 Jobserver

MyFactory

• Aus dem ERP-System MyFactory können nun Dokumente automatisch archiviert werden.
  

Signature

• Für die automatische Erstellung von Signaturvorgängen kann nun ein Besitzer hinterlegt werden
• Für die automatische Erstellung von Signaturvorgängen stehen nun die gleichen Optionen zur Verfügung wie für die manuelle Erstellung von Signaturvorgängen
• Bei der Abholung von erfolgreich unterschriebenen Dokumenten kann der Besitzer automatisch geändert werden, bspw. vom Sachbearbeiter auf den Abteilungsleiter.

FTP Reader

• Mit dem Modul FTP Reader können automatisch Dateien von einem FTP-Server heruntergeladen werden. Eine vorherige Benutzerauthentifizierung ist möglich. Damit können auch Dateien aus Online-Portalen automatisiert im topfactArchiv abgelegt werden. 

GWC M365

• E-Mails können nach erfolgreicher Verarbeitung automatisch in einen Unterordner verschoben werden. Das ermöglicht die deutliche Ausweitung des Archivierungszeitraums und gestaltet den Posteingang deutlich übersichtlicher. Diese Option kann sowohl konfigurationsweit als auch je Mail-Postfach gesetzt werden. Der Unterordner für archivierte E-Mails wird unterhalb des Posteingangs erzeugt.
• Es können unterschiedliche Black- und Whitelists erzeugt und in der Konfiguration des Moduls hinterlegt werden. Dabei prüft das Modul vor der Verarbeitung von E-Mails die entsprechende Liste und gleicht diese wahlweise mit dem Mail-Empfängern, den Kopie-Empfängern oder den Mail-Absendern ab. So können unerwünschte Mails von der Archivierung ausgeschlossen werden.
• Es können Filterlisten angelegt und in der Konfiguration des Moduls hinterlegt werden. Dabei prüft das Modul vor der Verarbeitung von E-Mails die entsprechende Liste und gleicht diese mit dem E-Mail-Betreff ab. So können unerwünschte Mails von der Archivierung ausgeschlossen werden.
• E-Mails werden nach der Verarbeitung nicht mehr automatisch als Gelesen markiert.
• Wenn ein Dateifilter für die Archivierung von Dateianhängen hinterlegt ist, werden Dateien ohne Dateiendung nicht mehr archiviert.

Database Agent

• Die Konfigurationsmöglichkeiten des Database Agents wurden erweitert. Es kann eine maximale Laufzeit für ein Skript eingestellt werden. Bitte beachten Sie, dass der MS SQL-Server typischerweise jedes Skript nach spätestens zehn Minuten automatisch abbricht. Wurde ein Skript durch den MS SQL-Server automatisch abgebrochen, bspw. aufgrund einer temporären Überlastung, kann die Anzahl der automatischen Wiederholungen des Skripts eingestellt werden. Das Skript wird nach einer Pause von zehn Sekunden seit dem letzten Versuch erneut ausgeführt. 
  

DXReport

• Mit dem Modul DXReport können nun auch DevExpress-Berichte automatisch erzeugt werden. Diese können über den topfact Report Designer erstellt werden und ermöglichen eine (teil-)automatisierte Auswertung Ihres topfact6 Systems und aller angeschlossenen Datenbanken. 

Weitere Verbesserungen

• Es wurde eine Störung behoben, bei der der Archivmanager Stempel auf Quelldokumenten bei der Kopie in ein anderes Archiv entfernt hat.
• Der topfact6 ServiceWatcher und der topfact6 Jobserver schreiben beim Start Ihre Version in die topfact6-Datenbank.

FileHandler

• Das topfact6 Jobserver Modul Filehandler kann Dateien im topfactArchiv automatisiert weiterverarbeiten. PDF-Dateien können miteinander verschmolzen werden, beliebige Dateitypen können automatisch zusammengeführt werden. Dies ermöglicht beispielsweise die automatische Zusammenführung von Rechnungen mit den dazugehörigen Lieferscheinen auf Basis eines gemeinsamen Indexwertes.

ZUGFeRD Writer

• Mit dem neuen Jobserver Modul ZUGFeRD Writer können PDF-Rechnungen auf Basis vorhandener Daten in ZUGFeRD-Rechnungen umgewandelt werden. Die Daten können beispielsweise durch vorherige Erkennung der Kopf- und Positionsdaten per KI auf dem Dokument ermittelt werden. So können Sie konventionelle PDF-Rechnungen in E-Rechnungen umwandeln. 

FormRecognizer

• Der FormRecognizer wurde erweitert, um unabhängig von der zugrundeliegenden Belegart Dokumente zu erkennen. Bisher war der FormRecognizer optimiert auf Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheine. Jetzt können bei entsprechender Konfiguration beliebige Dokumente an die Erkennung übergeben werden. 
• Der FormRecognizer wurde erweitert, um beliebige Positionsdaten auf einem Dokument zu erkennen und zu speichern. Dadurch kann beispielsweise ein automatischer Abgleich zwischen Lieferschein - Rechnung - Auftrag ermöglicht werden. 

ZUGFeRD Reader

• Der ZUGFeRD-Reader kann zusätzlich zu den allgemeinen Zahlungsbedingungen nun auch die Netto-Tage und Skonto-Tage auslesen und verschlagworten
• Bei der Verschlagwortung des Nettofälligkeitsdatums und des Skontofälligkeitsdatum berechnet der ZUGFeRD_Reader nun automatisch auf Basis des Belegdatums die Datumswerte, wenn in der ZUGFeRD-Datei nur die Skonto-Tage und NEttotage angegeben werden, nicht jedoch das konkrete Datum. 

Filehandler

• Das topfact6 Jobserver Modul ZUGFeRD Writer wurde umbenannt in Filehandler. Das Modul wird für das automatische Zusammenführen von zusammengehörigen Archivdateien verwendet. Das Modul kann PDF-Dateien automatisch zu einer PDF-Datei verschmelzen und diese neu im topfact Archiv abgelegen oder Archivdateien an eine andere Archivdatei anhängen ohne verschmelzung. 

GWC für Microsoft Exchange Server

• Nach erfolgreicher Verarbeitung können E-Mails automatisch in einen Backup-Ordner des Postfachs verschoben werden. 

GAEB-Reader

• das neue topfact6 Jobserver Modul GAEB-Reader ermöglicht das automatische Auswerten von GAEB-Preisangeboten im *.X94-Format. Die ausgelesenen Daten werden in der topfact6-Datenbank gespeichert und stehen dann für eine weitere Verarbeitung zur Verfügung.  

FormRecognizer

• Als zusätzliches KI-Modell steht der Azure OpenAI Service für die Erkennung von Indexdaten auf Dokumenten zur Verfügung. Dieser verwendet den erkannten Volltext auf den Dokumenten zur Erkennung von Indexdaten
• Erkannte Daten kann der FormRecognizer nun in einer Datenquelle validieren 
• Der FormRecognizer übermittelt die entstandenen Verbräuche nun automatisch an die topfact AG. Eine entsprechende Erreichbarkeit der topfact Analytics API ist damit Voraussetzung für die weitere Verwendung des FormRecognizers

ArchivManager

• Das Modul kann nun gefundene Dokumente auch in ein weiteres Archiv verschieben oder kopieren

ArchivExport

• Das Modul überspringt bei der Erstellung der Ordnerstruktur für den Export leere Archivfelder

GWC kann die Mail Unique ID archiveren

• GWC kann nun die Mail Unique ID archiveren

FileReader

• Das FileReader Modul kann jetzt mit der Option "Fotogalerie Modus aktivieren" auch in topfact Archiv die ZIP-Datei an das Dokument anhänge.

Pro-Forma Belegbild-Erstellung für xRechnungen

• Der topfact6 Jobserver kann für reine XML-Rechnungen, bspw. im Format xRechnung automatisch ein Belegbild erzeugen und archivieren. Damit fällt die Rechnungsprüfung deutlich leichter

GWC M365

• Das topfact6 Jobserver Modul GWC M365 kann nun direkt aus dem Postfach heraus Anhänge als eigenständige Dateien in topfact Archiv ablegen ohne mehrstufige Dateioperationen auf dem DMS-Server vorzunehmen. Das erhöht die Zuverlässigkeit des Prozesses und reduziert Abhängigkeiten von lokalen Gegebenheiten

ZUGFeRD-Reader

• Das topfact6 Jobserver Modul ZUGFeRDReader kann nun reine XML-Rechnungen, bspw. im Format xRechnung, erkennen und verarbeiten
• es wurde ein Bug behoben, wonach leere XPath-Ausdrücke in der ZUGFeRD-XML als Leerzeichen interpretiert und entsprechend verschlagwortet wurden

Signature

• Das topfact6 Jobserver Modul Signature kann bei entsprechender Vorbereitung der Dokumentenvorlage Signatur-Vorgänge nun automatisch starten. Eine manuelle Konfiguration des Signatur-Vorgangs ist nicht mehr zwingend erforderlich.
• Das topfact6 Jobserver Modul Signature kann nun beliebig oft einen Signaturvorgang prüfen. Der Vorgang wird erst nach einer durch den Benutzer definierten Anzahl von fehlgeschlagenen Versuchen auf "abgebrochen" gesetzt

TeamsNotifier

• Das Jobserver-Modul TeamsNotifier kann auf Basis einer Archivsuchanfrage automatisch Benachrichtigungen in einen beliebigen Microsoft Teams-Kanal senden. Gefundene Dokumente können dabei als MyWork Aufruf verlinkt werden. 

ZUGFeRD-Reader

• Das Jobserver-Modul ZUGFeRD-Reader überprüft auf Basis einer Suchanfrage Archivdateien, ob diese einem elektronischen Dokumentenformat, bspw. ZUGFeRD, entsprechen. Sofern die Prüfung positiv abgeschlossen wird, kann der ZUGFeRD-Reader das Archivdokumenten mit statische Werten sowie variablen Werten aus der XML-Datei verschlagworten

MailNotifier

• Es wurde ein Bug behoben, bei dem der Suchlink für topfact6 MyWork unter bestimmten Umständen unvollständig erzeugt und versendet wurde
• Im E-Mail-Text können die Indexdaten des ersten gefundenen Dokumentes der Suchanfrage als Text verwendet werden

SD-Sync

• Das Modul SD-Sync versucht nun automatisch bis zu dreimal im Abstand von zehn Sekunden auf eine Zieltabelle zuzugreifen, bevor der Job abbricht. Wenn die Zieltabelle nicht verfügbar bist, wird bei jedem Versuch eine Fehlermeldung erzeugt.

Signature

• Wenn der Signature-Dienstleister mehrmals ein leeres Ergebnis, wird der Signature-Vorgang automatisch abgebrochen

CSV-Import

• Das Jobserver-Modul CSV-Import kann bei der Verarbeitung von CSV-Dateien beliebig viele Zeilen überspringen, bevor der Datenimport gestartet wird. 

ArchivExport

• Im topfact6 Jobserver Modul ArchivExport können die Dateinamen für exportierte auf Basis der Indexdaten konfiguriert werden

PreSelect 2.0

• Bei der Verschlagwortung können nun Variablen gebildet werden. Für eine spezifische Bedingung werden die Ergebnisse gezählt und auf Basis dessen die Datei verschlagwortet

GWC

• Es wurde ein Fehler behoben, bei dem die Abholung eines Postfaches abbrach, wenn ein spezifischer Postfach-Ordner nicht gefunden wurde

topfact signature

• Das topfact6 Jobserver Modul topfact Signature prüft regelmäßig den Status der an den Unterschriftsworkflow übergebenen Dokument. Vollständig unterschriebene Dokumente werden autoamatisch abgeholt und archiviert sowie alle Beteiligten informiert. 

Berichte

• Berichte übernehmen nun die OrganisationsID und BenutzerID des angemeldeten Benutzers und können diese Informationen für eine spezifische Erstellung des Berichtes heranziehen

FileReader

• Optimierung der ZUGFeRD Erkennung (Version 1.0, 2.0, 2.1)
• Zusätzliches Feld wenn die XML Datei innerhalb der PDF keine gültige ZUGFeRD Datei ist, verschieben in diesen Ordner
• Möglichkeit das nur die oberste Ordnerebene eingelesen wird
• wenn Dateien eine ungültige Dateierweiterung oder einen Dateipräfix haben, können diese Dateien in den Fehlerordner verschoben werden

PreSelect 2.0

• Optimierung der OCR Abfrage für topfactArchiv!

GWC M365

• Zip Dateien im E-Mailanhang werden automatisch entpackt und weiterverarbeitet

XML Reader

• Behebung des Problems beim einlesen von Datumsfeldern

FormRecognizer

• Prüfen der JSON Werte auf gültiges Datumsformat

topfact Archiv

• Integration aller vorhandener Funktionen des topfactArchiv SOAP Webservices in die topfactArchiv REST API
• neue API Funktionen:
  • Rückgabe des Vorschaubildes
  • Download Link erstellen und abrufen
  • Dokument anhängen
  • Dokumente zusammenführen
    

topfact6 JobServer

• Belegübergabe an ADDISON: Leerzeichen in Übergabedateien werden nun automatisch erkannt, um die korrekte Zuordnung der Datenzeilen und -spalten in ADDISON zu unterstützen
• Übergabe an PDS-CSS: Sachkontennummern können nun automatisch auf eine einheitliche Länge vervollständigt werden
• Mail Notifier: bei der automatischen E-Mail-Benachrichtigung für topfact Archiv können nun direkte Dokumentenlinks erzeugt werden, die entweder in MyWork eine Ergebnisliste mit allen Dokumenten der Benachrichtigung oder direkt das Dokument im Quickindex öffnet 

topfact Archiv und WebService

• Anfragen an das Archiv werden nun standardmäßig sortiert zurückgegeben (zuerst das Hauptdokument, dann die Anhänge in der Abfolge der Ablage)

topfact6 Jobserver

• Jobserver Protokoll Übersicht: In einer eigenen Übersicht der topfact Administration werden Warnungen, Informationen und Fehler des topfact6 JobServers und der JobServer-Module zentral angezeigt und stehen zur Prüfung bereit

topfact Archiv

• Archivfelder in der Datenbank können aus der topfact6 Administration heraus mit einem Index versehen werden
• Status des Volltextes eines Archivs ist in der Administration einsehbar und der Neuaufbau des Volltextkataloges ist möglich
• Speicherorte je Archiv können angepasst werden bzw. ein Archiv auf mehrere Speicherorte verteilt werden
• Einstellungsmöglichkeiten je Archiv deutlich erweitert (Thumbnail, max. Anzeige Dokumente, etc.)

topfact Tools

• JobServer Modul: ArchivExport jetzt für topfact Archiv verfügbar

topfact6 Jobserver

• Automatische Bereinigung von Backup- und Fehlerordnern für die Module FileReader, XMLReader, CSV Import und Paperworks, Standard 30 Tage
• Verbesserung der Fehlerbehandlung wenn Aufgaben kein Ergebnis zurückmelden
• Zugriff auf UNC Ordner mit Anmeldedaten möglich, falls UNC Ordner nicht in der Domäne ist
• Jobserver6 Modul GWC, Fehlerbehebung beim entpacken von ZIP Anhängen
• Jobserver6 Modul FormRecognizer verfügbar, mit KI Werkzeugen Indexdaten automatisch ermitteln

topfact Cloud

• topfactCloud FileTransfer als Dienst verfügbar, kann unbeaufsichtigt auf Servern ausgeführt werden
• Hinterlegen von Anmeldedaten für Netzwerkzugriff in Dateiprofilen
• Neues Active Directory Profil verfügbar, Übertragen von Benutzer- und Gruppeninformationen

topfact Archiv

• topfactArchiv SOAP Webservice Version 2.1
• topfactArchiv REST API Version 2022.1
• Archiv Speicherorte können Sie auf beliebigen Laufwerken befinden
• volle Integration der Volltextsuche durch den © Microsoft SQL Server
• topfactArchiv OCR API zur Übergabe von Seiten an Remoteclients

topfact Tools

• topfact Archiv Migration, Übernahme von Dokumenten aus DocuWare nach topfact Archiv!
• Übernahme aller Dateien, Annotationen und Volltext