Klärungen und Vorbereitungen zur Durchführung der Archivmigration
Archive können zwischen Standorten (z.B. lokale Einrichtung in die Cloud) oder zwischen unterschiedlichen Systemen (z.B. DocuWare und topfact Archiv!) migriert werden. Bei der Migration verändern sich technische Zusammenhänge, wodurch sich auch Funktionen ändern oder wegfallen.
Um die gewünschten Daten auf dem Neusystem wieder zur Verfügung zu haben, können sich die Kunden vorbereiten. Nachfolgend finden Sie eine Liste der Tätigkeiten die vor oder während der Migration möglich sind, bzw. im Standard durchgeführt werden.
Tätigkeit
| Durchführungsverantwortlich
| Durchführungsart
|
Archivbelege werden ins neue Archiv übertragen
| topfact
| Standard Migrationsaufgabe topfact
|
Archivdokumente werden in PDF gewandelt, wenn das Ursprungsformat den typischen unveränderbaren Charakter hat, also TIFF, TIF, DWTIFF, PDF ist.
| topfact
| Standard Migrationsaufgabe topfact
|
In PDF gewandelte Dokumente erhalten Stempel und Anmerkungen aus DocuWare fix in die PDF-Datei.
| topfact
| Standard Migrationsaufgabe topfact Hinweis: Abgebildete Datumswerte in DW-Stempeln werden aus technischen Gründen nach der Migration im Format MM/dd/yyyy angezeigt |
Nicht in PDF gewandelte Dokumente werden im Ursprungsdateiformat übergeben. Stempel und Anmerkungen werden lediglich als Text mitgegeben und sind dann in der chronologischen Darstellung in MyWork Stempelleiste sichtbar.
| topfact
| Standard Migrationsaufgabe topfact
|
Der Volltext aus dem Quellsystem wird einmalig übergeben.
| topfact
| Standard Migrationsaufgabe topfact
|
Abschluss aller offenen Aufgaben
| Kunde
| Vorbereitung durch Kunde vor Migration
|
Aufgaben aus MyWork werden nur nach Aufforderung und dann übergeben, wenn auf dem Zielsystem eine eindeutige Verbindung zwischen einem aktiven User und dem Aufgabenbearbeiter des Altsystems herstellbar ist. Aufgaben ehemaliger Anwender können nicht übernommen werden.
| topfact
| Aufgabenübernahme auf Anforderung |
Dokumente aus Briefkörben müssen vor der Migration archiviert werden. Briefkorbinhalte werden nicht übertragen.
| Kunde
| Vorbereitung durch Kunde vor Migration |
Kontierungen in FibuConnect müssen abgeschlossen werden und an das FIBU-System übertragen werden. Offene Kontierungen können nicht migriert werden.
| Kunde
| Vorbereitung durch Kunde vor Migration |
Löschen von Altbeständen die nicht migriert werden sollen, vor der Migration
| Kunde
| Vorbereitung durch Kunde vor Migration
|
Zuordnungen der Verantwortlichkeiten beim Wechsel der Benutzernamen (z.B. in bestehenden Feldern wie Bearbeiter1)
| Kunde + topfact
| Änderung auf Anforderung |
Löschung von technisch ungültigen Dokumenten vor der Migration
| Kunde
| Vorbereitung durch Kunde vor Migration
|
Übertragung persönlicher Beleglisten
| Kunde
| Durchführung durch Kunde nach Inbetriebnahme
Übernahme durch topfact nur nach gesonderter Aufforderung und Abrechnung nach Aufwand |