Situation:
Mit der topfact6 MyWork Funktion "Dokumente zusammenführen können mehrere Archivdateien zu einem Archivdokument zusammengeführt werden. Diese Funktion hilft in Situationen, in denen mehrere Dateien zu einem Geschäftsvorfall in einem Eintrag vorliegen, aber der eigenständige Charakter der DAteien erhalten bleiben sollen, bspw. Eingangsrechnungen mit dem dazugehörigen Leistungsnachweis.
Problem:
Beim Zusammenführen werden alle Dateien zusammen hinter das führende Dokument gehängt. Die ursprünglichen Indexdaten gehen verloren, nur die Indexdaten des führenden Dokumentes bleiben erhalten. Versehentlich zusammengeführte Dokumente müssen daher wieder getrennt werden.
Voraussetzungen:
Der Benutzer benötigt zum Trennen von Dokumenten die Berechtigungen auf die Anzeige der Dateieigenschaften und sowie die Dateibearbeitung.
Lösung:
Öffnen Sie die Dokumenteneigenschaften über den Quickindex oder das Kontextmenü der Ergebnisliste und navigieren Sie zum Reiter "Datei"
Hier können Sie die zu trennende(n) Datei(en) per Rechklick auf Ihren Rechner exportieren. Im Anschluss können Sie die falsch zusammengeführten Dateien ausblenden. Wir empfehlen nicht, die Dateien vollständig zu löschen.
Hinweise:
- Die Dateien werden im Original-Format exportiert. ggf. angebrachte Stempel etc. sind nach dem Export nicht mehr vorhanden
- Wir empfehlen nicht, die Dateien vollständig zu löschen
- Das Ausblenden erhält die Option, die Datei später wieder einzublenden
Im Anschluss archivieren Sie die exportierten Dateien per Drag & Drop wieder in Ihrem topfact6 System.