Termin Teilnehmer

1. Wählen Sie den Bereich „Teilnehmer“ aus.

2. Öffnen Sie den Abschnitt „Terminteilnehmer“, um Teilnehmer zu verwalten.

Benutzerrollen & Zugriff

• Die Funktion steht Benutzern mit Berechtigung zur Terminverwaltung zur Verfügung.

• Teilnehmer können für den jeweiligen Termin verwaltet und eingesehen werden.

Überblick

Die Funktion „Terminteilnehmer“ ermöglicht die zentrale Verwaltung aller Teilnehmer eines Termins. Benutzer können Teilnehmer hinzufügen, deren Teilnahme bestätigen sowie Einladungen per E-Mail versenden. Dadurch wird die Organisation und Kommunikation rund um Termine deutlich vereinfacht.

Detaillierter Funktionsumfang

Die Verwaltung der Terminteilnehmer umfasst folgende Funktionen:

Teilnehmer hinzufügen

• Benutzer können einem Termin gezielt Teilnehmer hinzufügen.

• Unterstützt eine strukturierte Planung und Zuordnung.

Mitarbeiter bearbeiten

• Mitarbeiterdetails können direkt aus der Teilnehmerliste heraus geöffnet und bearbeitet werden.

• Dadurch ist ein schneller Zugriff auf die Mitarbeiterdetails möglich.

• Aktualisierung von Kontaktdaten

• Überprüfung von Qualifikationen

• Einsicht in weitere mitarbeiterbezogene Informationen

Teilnehmer entfernen

Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn Teilnehmer falsch zugewiesen wurden oder nicht mehr am Termin teilnehmen sollen.

• Teilnehmer können gezielt aus einem Termin entfernt werden.

• Dazu wählen Sie den entsprechenden Teilnehmer aus und nutzen die Funktion „Teilnehmer entfernen“.

• Eigenschaften dieser Funktion:

  • Der Mitarbeiter wird aus der Teilnehmerliste des Termins entfernt.

  • Der Termin wird nicht mehr in der Mitarbeiterakte angezeigt.

  • Es erfolgt keine weitere Berücksichtigung in diesem Termin.

  

• Wichtig:

  • Es wird nur die Zuordnung zum Termin entfernt.

  • Der Mitarbeiter selbst sowie der Termin bleiben im System unverändert bestehen.

Teilnahme bestätigen

• Für jeden Teilnehmer kann festgelegt werden, ob die Teilnahme bestätigt ist.

• Dafür wählen sie den gewünschten Teilnehmer aus, und wählen entweder "Teilnehmer bestätigen" oder "Teilnehmer entfernen".

• Die Bestätigung dient als Grundlage für weitere Prozesse (z. B. automatische Zuweisung von Qualifikationen).

E-Mail-Einladungen versenden

• Teilnehmer können direkt aus dem System heraus per E-Mail eingeladen werden. Voraussetzung hierfür ist, dass dem Teilnehmer in seiner Mitarbeiterübersicht eine gültige E-Mail Adresse zugewiesen wurde. 

• Unterstützt eine schnelle und einheitliche Kommunikation.

Dokumente ablegen

• Zu einem Teilnehmer des Termins können individuelle Dokumente hinterlegt werden, die für diesen Teilnehmer relevant sind.

• Beispiele:

  • Schulungsnachweise

  • Teilnahmebestätigung

  • Zeugnis

  • Anwesenheitsnachweis des Teilnehmers

  oder jegliche anderen Unterlagen, die diesen Mitarbeiter betreffen. Diese werden direkt in der Mitarbeiterakte gespeichert und nicht in dem Termin.

Vorteile:

• Zentrale Verwaltung aller Teilnehmer eines Termins

• Verbesserte Planungssicherheit durch Teilnahmebestätigungen

• Effiziente Kommunikation durch integrierte E-Mail-Funktion

Verfügbarkeit & Kaufbedingungen

• Die Funktion ist inklusive und standardmäßig verfügbar.

• Es sind keine zusätzlichen Lizenzen oder Erweiterungen erforderlich.