Dokumenten Ablage

Ort & Schritte

1. Navigieren Sie zu einem der Bereiche, in denen Dokumente hinterlegt werden können:

   • Firmenbereich: Dokumente, die eine bestimmte Firma betreffen

• Mitarbeiterdetails: Dokumente, die einen spezifischen Mitarbeiter betreffen

• Termindokumente: Dokumente, die einen spezifischen Termin betreffen.

• Wählen Sie dort den Reiter „Dokumente“ aus, um Dokumente hinzuzufügen oder einzusehen.

Benutzerrollen & Zugriff

• Die Funktion steht allen Benutzern mit Zugriff auf die jeweilige Firma oder den jeweiligen Mitarbeiter zur Verfügung.

• Dokumente sind immer spezifisch zugeordnet und können nicht allgemein für andere Benutzer oder Bereiche verwendet werden.

Überblick

Die Funktion „Dokumente“ ermöglicht es, Dateien gezielt und strukturiert innerhalb der Anwendung zu hinterlegen. Diese Dokumente sind fest an eine Firma oder einen Mitarbeiter gebunden, wodurch eine klare Zuordnung und Nachvollziehbarkeit gewährleistet werden.

Detaillierter Funktionsumfang

Mit der Funktion können folgende Aufgaben durchgeführt werden:

• Dokumente hinterlegen

  • Dateien können direkt in der Anwendung gespeichert werden.

  • Jede Datei ist fest einem spezifischen Mitarbeiter oder einer spezifischen Firma zugeordnet.

• Dokumente einsehen

  • Benutzer können alle hinterlegten Dokumente für den jeweiligen Mitarbeiter oder die Firma einsehen.

  • Unterstützt die schnelle Informationsbeschaffung und Nachverfolgbarkeit.

• Sicherheit der Dokumente

  Die entsprechende Datei kann einfach über Drag and Drop in den richtigen Unterpunkt gezogen werden. In welchen er gezogen wird, zeigt das grüne Pfeilsymbol.

  • Dokumente können nicht gelöscht werden, um die Integrität und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Dateien ansehen
Um eine hinterlegte Datei erneut anzusehen, suchen Sie zunächst die gewünschte Datei und öffnen Sie sie anschließend durch einen Doppelklick. Das Dokument wird in einer Vorschau geöffnet. Dies ist nur für anzeigbare Dateien möglich (bspw. pdf oder docx-Dateien). Per Rechtsklick kann das Kontextmenü zum Dokument geöffnet werden. Hier stehen weitere Möglichkeiten zur Verfügungb, bspw. die Anzeige des Dokumentes im Quickindex der Anwendung MyWork (muss dazu installiert sein) oder im topfact Archiv Webclient. 

Hinweis: Eine weiterführende Bearbeitung, wie zum Beispiel das Stempeln, die Umstellung auf einen anderen Mitarbeiter/Firma/Termin, Löschen etc. der gespeicherten Dokumente, ist nur mit topfact6 MyWork möglich.

Eine weiterführende Bearbeitung, wie zum Beispiel das Stempeln, die Umstellung auf einen anderen Mitarbeiter/Firma/Termin, Löschen etc. der gespeicherten Dokumente, ist nur mit topfact6 MyWork möglich.

Vorteile:

• Verbesserte Organisation und Nachvollziehbarkeit von relevanten Dokumenten

• Klare Zuordnung zu Mitarbeitern oder Firmen

• Erhöhte Sicherheit, da Dokumente nicht versehentlich gelöscht werden können

Verfügbarkeit & Kaufbedingungen

• Die Funktion ist inklusive und standardmäßig verfügbar.

• Es sind keine zusätzlichen Lizenzen oder Erweiterungen erforderlich.

• Nur das weitere Bearbeiten von gespeicherten Dokumenten erfordert topfact6 MyWork.

Für einen erweiterten Funktionsumfang und zusätzliche Integrationen wird topfact6 MyWork empfohlen.

Disclaimer 

Hinweis zu den verwendeten Screenshots und grafischen Inhalten