Ort & Schritte zur Nutzung:
- Navigieren Sie zum Ergebnisdialog – z. B. nach einer Suchabfrage oder Dokumentenliste.
- Rechtsklick auf das gewünschte Dokument oder eine Zeile in der Ergebnisliste.
- Im geöffneten Kontextmenü wählen Sie den Eintrag „Verlinkte Dokumente“ (siehe Abb. 1).
- Es erscheint ein weiteres Kontextmenü mit auswählbaren Attributen (z.B. Projektnummer, Kundennummer, Dokumententyp). Es werden nur Attribute mit Inhalt angezeigt (siehe Abb. 1).
- Klicken Sie auf ein Attribut, um alle Dokumente anzuzeigen, die beim gewählten Attribut denselben Wert haben wie das Ausgangsdokument.
Hinweis: Die Funktion ist kontextsensitiv – sie bezieht sich stets auf das Dokument, auf dem der Rechtsklick ausgeführt wurde.
Abb. 1: Kontextmenü mit Eintrag "Verlinkte Dokumente" und Untermenü mit Attributen zur Auswahl
Benutzerrollen & Zugriff
- Die Funktion „Verlinkte Dokumente“ steht allen Benutzerrollen zur Verfügung, die Zugriff auf den Ergebnisdialog und die Kontextmenüfunktionen haben.
- Es sind keine speziellen Berechtigungen oder Lizenzen erforderlich.
Überblick
Die Funktion „Verlinkte Dokumente“ ermöglicht es, verwandte Dokumente anhand gemeinsamer Attributwerte gezielt zu identifizieren. Dies erleichtert die Navigation durch große Datenmengen und stellt relevante Zusammenhänge zwischen Dokumenten effizient dar.
Hauptnutzen: Benutzer erhalten mit wenigen Klicks eine strukturierte Übersicht thematisch oder inhaltlich zusammenhängender Dokumente – ohne manuelle Suche.
Detaillierter Zweck und Funktionsumfang
Mit dieser Funktion wird das Filtern nach verwandten Informationen auf Basis definierter Indexdaten stark vereinfacht. Sie fördert die Datenkonsistenz und beschleunigt Entscheidungsprozesse, besonders in datenintensiven Arbeitsumgebungen.
Kernfunktionen im Überblick:
- Attributbasierte Verknüpfung: Auswahl eines bestimmten Attributs (z.B. Projektnummer), um darauf basierend verknüpfte Dokumente anzuzeigen.
- Automatischer Datenabgleich: Das System gleicht den gewählten Attributwert des Ausgangsdokuments automatisch mit allen vorhandenen Dokumenten ab.
- Kontextmenüintegration: Schneller Zugriff direkt aus der Ergebnisliste über einen Rechtsklick – ohne separates Suchfenster oder Menüwechsel.
- Datenkonsolidierung: Anzeige zusammengehöriger Dokumente in einer übersichtlichen Darstellung, was redundante Suchen reduziert.
Vorteile für den Benutzer:
- Zeitersparnis bei der Recherche verwandter Informationen
- Verbesserte Übersicht über relevante Inhalte
- Reduzierung von Fehlinterpretationen durch klar erkennbare Datenbeziehungen
- Erhöhte Effizienz in Arbeitsprozessen wie Prüfungen, Freigaben oder Analysen
Verfügbarkeit & Kaufbedingungen
- Die Funktion „Verlinkte Dokumente“ ist standardmäßig verfügbar.
- Es ist keine Zusatzlizenz oder ein kostenpflichtiges Upgrade erforderlich.
- Die Nutzung ist in der Grundversion der Anwendung enthalten.