MyWork Dokumentensignatur

MyWork Dokumentensignatur

Ort & Schritte zur Funktion

1. MyWork öffnen

2. In die Benutzereinstellungen wechseln

3. Den Bereich MyWork auswählen

4. Die 5. Gruppe öffnen: „MyWork Dokumentensignatur“

Benutzerrollen & Zugriff

• Die Funktion steht allen Mitarbeitenden zur Verfügung.

• Relevant ist sie nur für Benutzer, die mit topfact Signature arbeiten

• Für andere Benutzer oder interne Tätigkeiten ist die Nutzung in der Regel nicht notwendig.

Überblick

Die Optionseinstellung zur MyWork Dokumentensignatur stellt sicher, dass Kunden unmittelbar erkennen können, von welcher Person eine Signaturanforderung versendet wurde. Sie ergänzt automatisch die passenden Absenderinformationen und sorgt so für ein professionelles, transparentes Erscheinungsbild.

Detaillierter Funktionsumfang

Die Funktion greift auf die in den Benutzereinstellungen hinterlegten persönlichen Daten zu und ergänzt mit den Informationen den E-mail-Text.

Verwendete Benutzerdaten:

• Vorname

• Nachname

• Abteilung

Konfigurierbare Signaturoptionen
Der Benutzer kann in den Einstellungen festlegen, welche Informationen Teil der Signatur sein sollen. Zur Auswahl stehen:

• Vor- und Nachname

• Vor- und Nachname (Abteilung)

• Vor- und Nachname (Firma)

• Abteilung

• Firma

• Abteilung + Firma

Hauptmerkmale:

• Automatische Generierung des E-Mail-Textes auf Basis der hinterlegten Daten.

• Flexible Auswahl der gewünschten Darstellung für unterschiedliche Kommunikationssituationen.

• Zentrale Pflege der Informationen – Änderungen in den Benutzereinstellungen sind sofort im E-Mail-Text wirksam.

• Konsistente Außenkommunikation, besonders im Kundenkontakt.

Vorteile:

• Einheitliches und professionelles Auftreten gegenüber Kunden und Partnern.

• Kunden erkennen sofort die verantwortliche Kontaktperson.

• Reduziert Verwechslungen und sorgt für klare Zuständigkeiten.

Verfügbarkeit & Kaufbedingungen

Für die Verwendung der MyWork Dokumentensignatur ist eine zusätzliche Benutzerlizenz erforderlich.