Ort und Schritte zur Nutzung:
- Öffnen Sie den Ergebnisdialog, der das gewünschte Dokument enthält.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste (Right Click) auf eine Zeile/Dokument.
- Wählen Sie im Kontextmenü die Option „Dokument anhängen“ (siehe Abb. 1).
- Es öffnet sich ein Dateiauswahlfenster, in dem ein weiteres Dokument aus dem System ausgewählt werden kann.
- Nach der Auswahl wird das neue Dokument an das bestehende Dokument angehängt.
- Das angehängte Dokument wird als zusätzliche Datei innerhalb des ursprünglichen Dokuments gespeichert und bleibt direkt und einzeln abrufbar.
Abb. 1: Kontextmenü mit der Option „Dokument anhängen“ (zu Schritt 3)
Benutzerrollen & Zugriff:
- Für alle Benutzer verfügbar, die die Berechtigung zur Nutzung dieser Funktion haben.
- Der Benutzer muss über die notwendigen Rechte verfügen, um Dokumente in das Archiv hochzuladen und zu verwalten.
Überblick:
Die Funktion „Dokument anhängen“ ermöglicht es, einem bestehenden Archivdokument eine oder mehrere zusätzliche Dateien hinzuzufügen. Dies erleichtert die Organisation zusammengehöriger Dokumente, ohne separate Einträge erstellen zu müssen.
Detaillierter Funktionsumfang:
- Zusammenführung mehrerer Dateien: An ein bestehendes Dokument können weitere Dateien angehängt werden.
- Bessere Organisation: Verwandte Dokumente bleiben zusammen in einem Eintrag erhalten, anstatt als separate Dokumente abgelegt zu werden.
- Effiziente Verwaltung: Ermöglicht es Benutzern, Dokumente direkt zu ergänzen, ohne neue Dokumenteneinträge erstellen zu müssen.
- Schneller Zugriff: Die angehängten Dokumente bleiben innerhalb des ursprünglichen Dokuments auffindbar und abrufbar.
- Erhöhte Nachvollziehbarkeit: Nutzer können jederzeit erkennen, welche zusätzlichen Dateien einem Dokument zugeordnet wurden.
Verfügbarkeit & Kaufbedingungen:
- Standardmäßig verfügbar für Benutzer mit entsprechender Berechtigung.
- Keine zusätzlichen Lizenzen oder Upgrades erforderlich.