Ort und Schritte:
- Öffnen Sie den Ergebnisdialog, der das gewünschte Dokument enthält.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste (Right Click) auf eine Zeile/Dokument.
- Wählen Sie im Kontextmenü die Option „Aufgabe erstellen mit Workflow“.
- Ein Formular zur Erstellung der Aufgabe wird geöffnet.
- Der vordefinierte Workflow wird automatisch in das Formular geladen.
- Überprüfen und ergänzen Sie die erforderlichen Angaben (z. B. Zuweisung, Fristen, zusätzliche Informationen).
- Speichern Sie die Aufgabe – das Dokument wird mit der Aufgabe und dem Workflow verknüpft.
Benutzerrollen & Zugriff:
- Für alle Benutzer verfügbar, die Zugriff auf den Aufgabenbereich haben.
- Workflows müssen eingerichtet sein, um die Funktion nutzen zu können.
- Benutzer müssen berechtigt sein, Aufgaben mit Workflows zu erstellen.
Überblick:
Die Funktion „Aufgabe erstellen mit Workflow“ ermöglicht es, direkt aus dem Ergebnisdialog heraus eine Aufgabe mit einem vordefinierten Workflow zu erstellen. Dadurch werden standardisierte Prozesse automatisch berücksichtigt und Arbeitsabläufe effizient gesteuert.
Detaillierter Funktionsumfang:
- Automatische Übernahme von Workflows: Das Formular wird mit einem vordefinierten Workflow geladen, sodass manuelle Eingaben reduziert werden.
- Standardisierte Abläufe: Der Workflow stellt sicher, dass Aufgaben nach einem einheitlichen Schema bearbeitet werden.
- Effiziente Aufgabenverwaltung: Benutzer können schnell und strukturiert Aufgaben erstellen, ohne jedes Mal die Abläufe neu definieren zu müssen.
- Verknüpfung mit Dokumenten: Das Dokument bleibt in der Aufgabe hinterlegt und kann direkt aus der Aufgabe heraus geöffnet werden.
- Bessere Nachverfolgbarkeit: Aufgaben mit Workflows bieten eine klare Übersicht über den Bearbeitungsstatus und ermöglichen eine geregelte Abarbeitung.
Verfügbarkeit & Kaufbedingungen:
- Standardmäßig verfügbar für alle Benutzer mit Zugriff auf den Aufgabenbereich.
- Workflows müssen eingerichtet sein, um diese Funktion nutzen zu können.
- Keine zusätzlichen Lizenzen oder Upgrades erforderlich, sofern Workflows eingerichtet sind.
Mit dieser Funktion können Benutzer effizient Aufgaben mit standardisierten Workflows erstellen, um wiederkehrende Prozesse zu optimieren und eine einheitliche Bearbeitung sicherzustellen.