Funktion: Suchen
Ort & Schritte:
- Öffnen Sie die Archivsuche, indem Sie auf eines der Archivsymbole klicken.
- Falls mehrere Suchdialoge verfügbar sind, wählen Sie den gewünschten Dialog aus der Auswahlliste, die durch einen kleinen Pfeil nach unten angezeigt wird.
- In der geöffneten Suchmaske finden Sie den Suchen-Button mittig unten.
Benutzerrollen & Zugriff:
- Zugriffsberechtigung: Diese Funktion ist für alle Benutzer zugänglich, die auf die Archivsuche zugreifen können.
Überblick:
Die Suchen-Funktion ermöglicht es Ihnen, nach Dokumenten zu suchen, indem Sie einen oder mehrere Suchbegriffe eingeben. Sie eignet sich sowohl für einfache als auch komplexe Suchanfragen und hilft, schnell relevante Archivdokumente zu finden.
Detaillierter Funktionsumfang:
Einfache Suche: Wenn Sie genau wissen, was Sie suchen, können Sie die Suchmaske sehr gezielt nutzen. Beispiel: Die Eingabe einer Rechnungsnummer in das entsprechende Feld liefert direkt den entsprechenden Beleg.
Allgemeine bis konkrete Suche: Wenn Sie nur grobe Informationen haben, wie zum Beispiel „Motorenöl“ und nach einem bestimmten Artikel in Tank- oder Werkstattrechnungen suchen, können Sie diesen Begriff im Suchfeld eingeben und die Suche wird beginnen. Weitere Felder können zur Verfeinerung der Suche hinzugefügt werden, sodass alle eingegebenen Kriterien gleichzeitig zutreffen müssen.
Erweiterte Suchmöglichkeiten:
- Wenn die einfache Suche keine Ergebnisse liefert, können Sie die Indexdatenliste und kaskadierte Suche verwenden. Diese ermöglichen es, verschiedene Felder miteinander zu kombinieren, um präzisere Ergebnisse zu erhalten.
Volltext-Suche: Topfact bietet eine leistungsstarke Volltextsuchfunktion, mit der Sie nach Dokumenten suchen können, die bestimmte Begriffe im Text enthalten, auch wenn diese nicht in den Hauptfeldern stehen.
Vorteile:
- Flexibilität: Die Suchen-Funktion ist sowohl für sehr gezielte als auch für allgemeinere Suchen geeignet.
- Einfache Bedienung: Die Eingabe von Suchbegriffen und die Verfeinerung der Suche ist schnell und intuitiv.
- Erweiterte Suchmethoden: Bei komplexeren Suchanfragen bieten die Indexdatenliste und kaskadierte Suche eine einfache Möglichkeit, die Suchergebnisse zu verfeinern.
Verfügbarkeit & Kaufbedingungen:
- Verfügbarkeit: Die Funktion Suchen ist in allen MyWork-Versionen verfügbar.
- Zusätzliche Anforderungen: Keine zusätzlichen Lizenzen oder Upgrades erforderlich.
