Funktionsname: Suchen und Speichern
Ort & Schritte
- Öffnen Sie die Archivsuche, indem Sie auf eines der Archivsymbole klicken.
- Falls mehrere Suchdialoge verfügbar sind, wird eine Auswahlliste angezeigt, die durch einen kleinen Pfeil nach unten geöffnet werden kann.
- Wählen Sie den gewünschten Suchdialog aus, um die Suchmaske zu öffnen.
- Der Suchen-Button befindet sich mittig unten in der Suchmaske.
- Rechts neben dem Suchen-Button finden Sie einen Pfeil nach unten, der den Unterpunkt "Suchen und Speichern" beinhaltet.
- Klicken Sie auf "Suchen und Speichern", um die Suche auszuführen und die Ergebnisse zu speichern.
Benutzerrollen & Zugriff
- Zugriffsberechtigung: Alle Benutzer können die Funktion Suchen und Speichern nutzen, um eigene dynamische Beleglisten zu erstellen. Es sind keine Administratorrechte erforderlich, um Beleglisten zu erstellen oder zu bearbeiten. Beleglisten können mit anderen Benutzern geteilt werden.
Überblick
Die Funktion Suchen und Speichern ermöglicht es Ihnen, eine Suche durchzuführen und diese Suche als "dynamische Belegliste" zu speichern. Diese gespeicherte Liste kann später jederzeit wieder aufgerufen werden, um schnell auf die aktuellen Ergebnisse zuzugreifen. Diese Belegliste verhält sich dynamisch, da sie immer automatisch aktualisiert wird, wenn neue Dokumente im Archiv erscheinen, die die Suchkriterien erfüllen.
Detaillierter Funktionsumfang
Dynamische Belegliste: Nach der Suche können Sie eine Belegliste speichern, die stets aktuell bleibt, da sie neue Dokumente umfasst, die in Zukunft unter die festgelegten Suchkriterien fallen. Die Liste ist "dynamisch", da sie sich automatisch anpasst, wenn neue passende Dokumente hinzugefügt werden.
Speichern und Wiederverwenden: Speichern Sie Ihre Suchabfrage als Belegliste, um sie später jederzeit mit einem Klick erneut auszuführen. Dies erleichtert das schnelle Abrufen von relevanten Ergebnissen.
Erstellen von Beleglisten: Die Belegliste wird über einen Speicherdialog erstellt, der drei Reiter enthält:
- Allgemein: Hier können Sie der Liste einen Namen geben und sie beschreiben. Zudem können Sie festlegen, ob die Liste auch in der MyWork mobile App erscheinen soll.
- Suchkriterien: Dieser Reiter übernimmt automatisch die Inhalte aus der durchgeführten Suche. Diese Kriterien können bei Bedarf angepasst werden.
- Freigabe: Legen Sie fest, ob andere Benutzer die Liste nur als Konsumenten verwenden können. Diese Benutzer können die Liste einsehen, aber keine Änderungen daran vornehmen.
Zugriff auf Beleglisten: Sie finden Ihre dynamischen und statischen Beleglisten im MyWork-Reiter im Menüband. Über diesen Reiter können Sie schnell auf die Beleglisten zugreifen und diese verwalten.
Datenaktualisierung: Da die Beleglisten dynamisch sind, wird die Ergebnismenge bei zukünftigen Suchen automatisch erweitert, wenn neue Dokumente im Archiv hinzugefügt werden, die den Suchkriterien entsprechen.
Hinweis zur Eingabevalidierung
Seit der topfact6 MyWork Version 2025.9.1.45 prüft MyWork nach dem Verlassen des Eingabefeldes automatisch, ob das eingegebene Datum im gültigen Bereich liegt. Nur Werte zwischen 01.01.1753 und 30.12.9999 sind zulässig. Liegt die Eingabe außerhalb dieses Bereichs, werden die Werte entfernt und der Benutzer erhält eine entsprechende Hinweisnachricht.
Verfügbarkeit & Kaufbedingungen
- Verfügbarkeit: Die Funktion Suchen und Speichern ist in allen Versionen von MyWork verfügbar. Es sind keine zusätzlichen Lizenzen oder Upgrades erforderlich.
Mit Suchen und Speichern haben Benutzer die Möglichkeit, effiziente und dynamische Beleglisten zu erstellen, die jederzeit aktualisiert werden und somit eine wertvolle Unterstützung für die Arbeit mit Archivdokumenten bieten.
