Systemfelder in der Ergebnisliste anzeigen

Ort & Schritte zur Nutzung:

Um die Anzeige von Systemfeldern in der Ergebnisliste zu aktivieren, folgen Sie diesen Schritten in der Anwendung topfact6 MyWork:

1. Öffnen Sie topfact6 MyWork.

2. Klicken Sie auf den Reiter "Datei".

3. Navigieren Sie zur Schaltfläche „Benutzereinstellungen“ (siehe Abb. 1).

4. Wechseln Sie in den Reiter „MyWork“.

5. In der Kategorie „MyWork Allgemein“:

   • Aktivieren Sie die Checkbox „Systemfelder in der Ergebnisliste anzeigen“ (siehe Abb. 2).

?? Hinweis: Bereits bestehende Ergebnislisten müssen neu erstellt werden, damit die Systemfelder angezeigt werden können.

Abb. 1: Benutzereinstellungen

Abb. 2: Geöffnetes Optionsmenü mit Auswahl "Systemfelder in der Ergebnisliste anzeigen"

Benutzerrollen & Zugriff:

• Die Funktion steht allen Benutzern mit Zugriff auf topfact6 MyWork zur Verfügung.

• Es sind keine zusätzlichen Rechte erforderlich.

Überblick:

Mit dieser Funktion können Benutzer zusätzliche Systemfelder in Ergebnislisten einblenden, um technische oder protokollarische Informationen zu Dokumenten sichtbar zu machen. Dies unterstützt vor allem administrative und analytische Tätigkeiten im Umgang mit archivierten Daten.

Detaillierter Funktionsumfang:

Nach Aktivierung der Funktion stehen folgende Systemfelder über die Spaltenauswahl zur Verfügung:

• DocID – Interne Dokumenten-ID

• DocGuid – Globale eindeutige Dokumentenkennung

• Erstellt am – Datum der Dokumenterstellung

• Erstellt von – Benutzer, der das Dokument erstellt hat

• Geändert am – Datum der letzten Änderung

• Geändert von – Benutzer der letzten Änderung

• Letzter Zugriff am – Datum des letzten Zugriffs

• Letzter Zugriff von – Letzter zugreifender Benutzer

• Anzahl Dateien – Anzahl verknüpfter Dateien zum Dokument

Vorteile:

• Erweiterte Transparenz über die Herkunft und Historie von Dokumenten

• Bessere Nachvollziehbarkeit bei Prüfungen oder Fehleranalysen

• Mehr Flexibilität bei der Gestaltung und Nutzung von Ergebnislisten

Verfügbarkeit & Kaufbedingungen:

• Die Funktion ist standardmäßig verfügbar in topfact6 MyWork.

• Es sind keine zusätzlichen Module oder Lizenzen erforderlich.