Ort & Schritte zur Nutzung:
Um ein Dokument in der Ergebnisliste zu sperren oder freizugeben, gehen Sie wie folgt vor:
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Öffnen Sie die Ergebnisliste mit den gewünschten Dokumenten.
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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument, das Sie sperren möchten (siehe Abb. 1).
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Wählen Sie im Kontextmenü die Option „Eigenschaften“ (siehe Abb. 2).
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Wechseln Sie im Eigenschaftenfenster zum Reiter „Systemdaten“.
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In der Spalte „Dokumentensperre“:
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Klicken Sie auf den Status „inaktiv“ oder „aktiv“, um den Sperrzustand zu ändern.
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Es erscheint ein Bestätigungsfenster mit einer Ja/Nein-Abfrage, um die Aktion zu bestätigen.
?? Hinweis: Nur Benutzer mit entsprechendem Archivrecht können ein Dokument sperren oder freigeben.
Abb. 1: geöffnetes Kontextmenü nach Rechtsklick
Abb. 2: grau hinterlegtes Feld "Eigenschaften"
Abb. 3: Fenster "Eigenschaften": geöffnetes Bestätigungsfenster zur Dokumentensperre
Benutzerrollen & Zugriff:
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Die Sperrfunktion steht ausschließlich Benutzern mit Archivrecht zur Verfügung.
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Andere Benutzer sehen die Sperrinformation, können sie jedoch nicht verändern.
Überblick:
Die Funktion „Dokumentensperre“ dient dazu, ein einzelnes Dokument gezielt gegen Veränderungen im Archiv zu schützen. Sobald ein Dokument gesperrt ist, sind keine Bearbeitungen, Ergänzungen oder Löschungen mehr möglich – weder durch den Sperrenden selbst noch durch andere Benutzer. Die Funktion schafft damit Transparenz und Sicherheit bei der Bearbeitung kritischer Dokumente.
Detaillierter Funktionsumfang:
Die Dokumentensperre bietet folgende zentrale Merkmale:
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Manuelles Sperren und Freigeben einzelner Dokumente über die Eigenschaftenansicht.
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Verhinderung jeglicher Änderungen an gesperrten Dokumenten im Archiv.
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Sichtbarkeit des Sperrstatus direkt im Reiter Systemdaten – für alle Benutzer erkennbar.
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Bestätigungsdialog vor jeder Statusänderung schützt vor unbeabsichtigtem Sperren/Freigeben.
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Automatische Sperrfunktion durch den Quickindex: Beim Neuladen eines Dokuments erkennt das System relevante Kriterien und sperrt bestimmte Funktionen automatisch.
Vorteile:
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Schutz vor unbeabsichtigten Änderungen an archivierten Dokumenten.
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Revisionssicherheit durch gezielte Steuerung der Änderbarkeit.
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Erhöhte Nachvollziehbarkeit durch klaren Status und Benutzerberechtigungen.
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Automatischer Support durch den Quickindex, ohne zusätzliche Benutzerinteraktion.
Verfügbarkeit & Kaufbedingungen:
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Die Grundfunktion „Dokumentensperre“ ist standardmäßig verfügbar, sofern das Archivrecht dem Benutzer zugewiesen ist.
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Es sind keine zusätzlichen Lizenzen oder Erweiterungspakete notwendig.