Ort & Schritte zur Nutzung
Die Funktion Dateibehandlung wird automatisch ausgelöst, wenn eine Datei per Drag-and-Drop in eine Ergebnisliste auf ein bestehendes Archivdokument gezogen wird.
So gehen Sie vor:
- Öffnen Sie die gewünschte Ergebnisliste.
- Ziehen Sie eine Datei per Drag-and-Drop in die entsprechende Liste oder auf ein bestehendes Dokument.
- Das Dialogfenster Dateibehandlung erscheint (siehe Abb. 1).
- Wählen Sie die gewünschte Aktion zur weiteren Verarbeitung der Datei.
Abb. 1: Dialogfenster „Dateibehandlung“ mit fünf auswählbaren Aktionen zur Weiterverarbeitung einer per Drag-and-Drop hinzugefügten Datei.
Benutzerrollen & Zugriff
Die verfügbaren Aktionen innerhalb der Dateibehandlung richten sich nach den individuellen Benutzerrechten, insbesondere:
- Dokumente anlegen
- Dokumente bearbeiten
- Versionen verwalten
Überblick
Die Dateibehandlung bietet zentrale Funktionen zur manuellen Ablage und Weiterverarbeitung von Dateien im System. Nutzer können mit wenigen Klicks entscheiden, ob eine Datei:
- als neues Dokument archiviert,
- einem bestehenden Dokument hinzugefügt,
- mit einem PDF verschmolzen
- oder als neue Version erfasst werden soll.
Dies erleichtert die strukturierte Dokumentenpflege und stellt sicher, dass Informationen korrekt und nachvollziehbar abgelegt werden.
Detaillierter Funktionsumfang
Nach dem Ziehen einer Datei stehen im Dialog fünf Optionen zur Verfügung:
1. Neues Dokument erzeugen
Beschreibung:
Erstellt ein neues Dokument aus der gezogenen Datei. Nach der Ablage wird der zugewiesene Ablagedialog der Ergebnisliste geöffnet. In den Ablagedialog werden die Indexdaten des bereits archivierten Dokumentes automatisch übernommen.
Nutzen:
Ideal für die strukturierte Ablage mit vordefinierten Metadaten. Die Indexdaten können im Anschluss ergänzt oder geändert werden.
2. Neues Dokument, ohne Indexdaten
Beschreibung:
Legt ein neues Dokument an, ohne Indexdaten aus dem Kontext zu übernehmen. Der Ablagedialog zur Ergebnisliste wird leer geöffnet.
Nutzen:
Geeignet, wenn die Klassifizierung später erfolgen soll – z.B. bei noch unbekannten oder unklaren Ablagestrukturen.
3. Datei an das Dokument anhängen
Beschreibung:
Hängt die gezogene Datei an ein bestehendes Dokument an – etwa als Zusatz oder Nachweis.
Nutzen:
Sinnvoll bei ergänzenden Unterlagen wie Bestätigungen, Anhängen oder zusätzlichen Informationen zum ursprünglichen Dokument. Die Eigenständigkeit der Datei bleibt erhalten. Die neu abgelegte Datei kann später einzeln heruntergeladen oder gelöscht werden.
4. Datei mit Dokument verschmelzen (nur PDF)
Beschreibung:
Verschmilzt die Datei mit einem bestehenden PDF-Dokument zu einem gemeinsamen Dokument. Die neu abgelegte Datei wird dabei hinten an das bestehende PDF-Dokument angefügt. Die Eigenständigkeit der Archivdateien gehen verloren.
Hinweis:
Funktioniert nur mit PDF-Dateien.
Nutzen:
Hilfreich für die Zusammenführung verwandter Inhalte, z.B. Angebots- und Vertragsunterlagen, oder mehrteilige Dokumente, bei denen die Reihenfolge relevant ist und nicht geändert werden darf, bspw. erst die Rechnung, dann der Lieferschein und zuletzt die AGB.
5. Neue Version des Dokumentes erzeugen
Beschreibung:
Erstellt eine neue Version eines bestehenden Dokuments mit der gezogenen Datei.
Nutzen:
Dient der revisionssicheren Dokumentenpflege. Vorherige Versionen bleiben erhalten und nachvollziehbar.
Verfügbarkeit & Kaufbedingungen
Die Dateibehandlung ist Bestandteil der Standardfunktionen und ohne Zusatzlizenz verfügbar. Einzelne Aktionen innerhalb des Dialogs erfordern entsprechende Benutzerrechte (z.B. Versionierung oder Dokumentenerstellung).