Funktionsname: Volltextsuche
Ort & Schritte
- Öffnen Sie die Archivsuche, indem Sie auf eines der Archivsymbole klicken.
- Falls mehrere Suchdialoge verfügbar sind, wird eine Auswahlliste angezeigt, die durch einen kleinen Pfeil nach unten geöffnet werden kann.
- Wählen Sie den gewünschten Suchdialog aus, um die Suchmaske zu öffnen.
- Im ersten Feld der Suchmaske befindet sich das Suche-Feld, das als Volltext-Suchfeld dient.
Benutzerrollen & Zugriff
- Zugriffsberechtigung: Alle Benutzer können die Volltextsuche verwenden, allerdings wird die Ergebnisliste durch das Zugriffsprofil des Benutzers eingeschränkt. Nur Dokumente, für die der Benutzer die entsprechenden Zugriffsrechte hat, erscheinen in der Ergebnisliste.
Überblick
Die Volltextsuche ermöglicht es, Dokumente im Archiv zu finden, die bestimmte Begriffe enthalten. Sie basiert auf einer Kombination aus dem erkannten Text im Dokument und den Suchbegriffen, die mit dem Dokument verknüpft sind. Dies stellt sicher, dass eine umfassende Suche durchgeführt wird, die sowohl explizite als auch verwandte Begriffe abdeckt.
Detaillierter Funktionsumfang
Suche nach Wörtern: Geben Sie einen oder mehrere Begriffe in das Suche-Feld ein. Die Suche ist nicht auf eine exakte Wortfolge angewiesen – auch Begriffe, die in unterschiedlicher Reihenfolge oder in veränderten Formen im Dokument erscheinen, werden berücksichtigt.
Sternchen-Suche: Vor und hinter den Suchbegriffen wird automatisch ein Sternchen gesetzt, wodurch auch Begriffe gefunden werden können, die den Suchbegriff in einer abgewandelten Form enthalten. Beispiel: Wenn nach „Motor“ gesucht wird, könnte auch „Motoröl“ als Ergebnis erscheinen.
Verknüpfung mit weiteren Suchkriterien: Die Volltextsuche kombiniert die eingegebenen Suchbegriffe mit den anderen Angaben in der Suchmaske und prüft, ob die Dokumente den festgelegten Kriterien entsprechen. Die Ergebnisliste wird dabei durch das Zugriffsprofil des Benutzers eingeschränkt, sodass nur Dokumente angezeigt werden, auf die der Benutzer zugreifen darf.
Effektivität: Trotz der vielen Einflussfaktoren, wie falscher Schreibweise, ähnlicher Begrifflichkeit oder Fehlern in der Erkennung, funktioniert die Volltextsuche in der Regel sehr gut und bietet ein großes Potenzial. Sie kann Dokumente finden, die den Suchbegriff in verschiedenen Kontexten oder Formulierungen beinhalten.
Verfügbarkeit & Kaufbedingungen
- Verfügbarkeit: Die Funktion Volltextsuche ist in allen Versionen von MyWork verfügbar.
Abgrenzung und Einschränkungen
- Einflussfaktoren: Die Ergebnisse der Volltextsuche können durch verschiedene technische Faktoren beeinflusst werden, wie zum Beispiel:
- Falsche Schreibweise
- Ähnliche oder ungenaue Begriffe
- Fehler bei der Texterkennung
- Falsche Volltextindexierung durch die Datenbank
- Verwendung von sogenannten Stopwörtern (Wörter, die bei der Suche ignoriert werden)
- Keine Funktionsgarantie: Trotz der umfangreichen Möglichkeiten der Volltextsuche kann es aufgrund dieser Faktoren zu Unregelmäßigkeiten kommen. Die topfact AG kann keine Funktionsgarantie für die Volltextsuche übernehmen. Sollten Sie auf Probleme stoßen, wenden Sie sich bitte über TIC an den Support, damit diese überprüft werden können.
Die Volltextsuche ist eine äußerst leistungsfähige Funktion, um gezielt nach Dokumenten zu suchen, bietet aber durch technische und sprachliche Herausforderungen immer noch Optimierungspotential.
