Funktionsname: Vorlagen
Ort & Schritte
- Öffnen Sie die Dokumentenstruktur.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste, um das Kontextmenü zu öffnen.
- Je nach Benutzerrechten werden die verfügbaren Vorlagen als Untereinträge im Menü angezeigt. Diese Vorlagen sind zentral bereitgestellt und können für die Erstellung von Dokumenten verwendet werden.
Benutzerrollen & Zugriff
- Zugriffsberechtigung: Die Anzeige von Vorlagen im Kontextmenü hängt von den Benutzerrechten ab. Jeder Benutzer sieht nur die Vorlagen, auf die er Zugriff hat.
- Verwaltung: Die Vorlagen werden zentral durch die topfact Administration eingerichtet und verwaltet.
Überblick
Die Funktion Vorlagen ermöglicht es, Office-Dokumente (meist Word-Dateien) als zentrale Vorlage zu verwenden, die mit variablen Daten aus der Dokumentenstruktur gefüllt werden können. Diese Vorlagen können themenbezogen organisiert und in verschiedenen Kontexten angeboten werden, um die Effizienz der Dokumentenerstellung zu steigern.
Detaillierter Funktionsumfang
Zentrale Vorlagenorganisation: Vorlagen werden zentral in MyWork bereitgestellt und können aus jeder Ergebnisliste oder Dokumentenstruktur heraus aufgerufen werden. Dies erleichtert die Nutzung und Verwaltung von Vorlagen.
Themenbezogene Gruppierung: Vorlagen können themenbezogen organisiert werden. Beispielsweise könnten Vorlagen für den Kundenprozess unter einer Dokumentenstruktur „Kunden“ verfügbar sein, sodass die Benutzer schnell auf die für sie relevanten Vorlagen zugreifen können.
Verwendung von Variablen: Die Vorlagen sind mit Variablen verknüpft, die aus den Datenbankfeldern der Dokumentenstruktur gefüllt werden. Dies funktioniert ähnlich wie bei einem Word-Serienbrief, wobei Platzhalter durch echte Daten ersetzt werden (z. B. Kundennamen, Adressen oder andere relevante Informationen).
Automatisierte Dokumentenerstellung: Mit wenigen Klicks kann so ein komplettes Dokument im aktuellen Firmen-CI erstellt werden, das automatisch mit den passenden Daten gefüllt wird. Das spart Zeit und sorgt für eine konsistente Dokumentenerstellung.
Speicheroptionen: Die erstellten Dokumente können entweder direkt als bearbeitbare Datei oder als PDF gespeichert werden. Der Speicherpfad kann dabei flexibel konfiguriert werden:
- Benutzeraktivitäten: Ein Speicherpfad kann für den Benutzer bereitgestellt werden, um seine Dokumente zu speichern.
- Automatisierte Archivierung: Alternativ kann ein Job eingerichtet werden, der die gespeicherten Dokumente automatisch archiviert.
Verfügbarkeit & Kaufbedingungen
- Verfügbarkeit: Die Funktion Vorlagen ist in allen Versionen von MyWork verfügbar.
Mit der Vorlagen-Funktion können Benutzer einfach und effizient personalisierte Dokumente erstellen, die auf zentralen Vorlagen basieren und automatisch mit relevanten Daten aus der Dokumentenstruktur gefüllt werden. Dies trägt zur Standardisierung und Zeitersparnis bei.
