Ort & Schritte zur Nutzung
- Wählen Sie ein beliebiges Dokument aus einer Ergebnisliste.
- Klicken Sie auf die Funktion "Im QickIndex öffnen" - entweder über das Kontextmenü oder die Schaltfläche im Menüband (siehe Abb. 1).
- Das QuickIndex-Fenster öffnet sich und zeigt eine strukturierte Ansicht des Dokuments sowie zugehöriger Informationen.
Hinweis: Die Funktion steht nur zur Verfügung, wenn ein einzelnes Dokument aktiv ausgewählt ist.
Abb. 1: Öffnen eines Dokuments im QuickIndex – (a) über das Kontextmenü oder (b) über die Schaltfläche im Menüband.
Benutzerrollen & Zugriff
- Die Funktion „QuickIndex“ ist standardmäßig verfügbar für alle Benutzer mit Zugriff auf Dokumente und Berechtigung zur Bearbeitung von Indexdaten.
- Möglicherweise gelten unterschiedliche Schreibrechte je nach Benutzerrolle (z.B. Bearbeiter, Prüfer, Sachbearbeiter).
Überblick
Die Funktion „QuickIndex“ bietet eine übersichtliche, interaktive Ansicht eines einzelnen Dokuments – inklusive Metadaten (Indexwerte), digitaler Stempel, Aufgaben, Volltext und KI-gestützter Interaktionen. Sie vereint Anzeige und Bearbeitung zentral an einem Ort und verbessert dadurch die Arbeitsgeschwindigkeit und Informationsverfügbarkeit.
Hauptnutzen: Zentraler Zugriff auf Dokumentinhalt, Bearbeitungsfunktionen und kontextbezogene Informationen in einer einheitlichen Oberfläche.
Detaillierter Zweck und Funktionsumfang
Mit dem QuickIndex-Modul lassen sich Dokumente nicht nur anzeigen, sondern auch umfassend im Kontext bearbeiten und analysieren. Die Oberfläche ist in drei zentrale Bereiche unterteilt:
Linke Spalte: Indexdaten bearbeiten
- Anzeige und Bearbeitung von Indexwerten wie GP-Name, Belegbetrag, Buchungskreis etc.
- Änderungen werden direkt übernommen und gespeichert (je nach Berechtigung).
- Unterstützung bei der Datenkorrektur oder Nachpflege.
Zentrale Ansicht: Dokumentvorschau
- Anzeigen des gewählten Dokuments im Lesemodus.
- Scroll- und Zoomfunktionen zur komfortablen Sichtung.
Rechte Spalte: Informationsreiter
Vier auswählbare Tabs mit Zusatzinformationen:
- Stempel: Übersicht aller digitalen Stempel und Markierungen zum Dokument.
- Volltext: Anzeige des durchsuchbaren Volltexts (falls verfügbar), inkl. Suchfunktion innerhalb des Textes.
- Aufgaben: Auflistung aller verknüpften Aufgaben oder Workflows, z.?B. Freigabe, Prüfung.
- KI-Chat: Integration eines KI-gestützten Assistenten, der kontextbezogene Fragen zum Dokument beantworten oder bei der Interpretation helfen kann.
Vorteile für den Benutzer:
- Zentrale Bearbeitungsansicht mit allen relevanten Informationen
- Schneller Zugriff auf strukturierte und unstrukturierte Inhalte
- Effiziente Bearbeitung von Indexdaten ohne Navigation in andere Module
- Transparente Nachverfolgung durch Stempel und Aufgabenübersicht
- Unterstützung durch KI, z.?B. zur Interpretation von Inhalten oder Klärung von Fragen
Verfügbarkeit & Kaufbedingungen
- Die Funktion „QuickIndex“ ist standardmäßig im System enthalten.
- Es sind keine Zusatzlizenzen oder Upgrades erforderlich.
- Der Zugriff kann rollenbasiert eingeschränkt sein – insbesondere hinsichtlich der Bearbeitbarkeit von Indexdaten oder der Nutzung des KI-Chats.
Für optimale Nutzung empfiehlt es sich, regelmäßig geschulte Benutzer mit dieser Funktion arbeiten zu lassen, um Indexfehler frühzeitig zu erkennen und Bearbeitungsprozesse effizient durchzuführen. Bei Fragen zur Berechtigung oder Konfiguration wenden Sie sich bitte an Ihre Systemadministration.